Agenția pentru Finanțarea Investițiilor Rurale (AFIR) gestionează de 23 de ani fondurile europene nerambursabile pentru agricultură și dezvoltarea spațiului rural. Pentru a scurta drumul fermierilor către bani, instituția a renunțat treptat la vechiul "dosar cu șină" și a pus roboți software de la UiPath să strângă singuri actele necesare aprobării dosarelor de finanțare. Rezultatul, spun reprezentanții agenției, se măsoară în sute de zile de muncă eliberate și zeci de mii de lei economisiți.

Roboții care fac munca de ghișeu

Drumul a început în 2014, când AFIR a mutat o parte din infrastructură în cloud, pe Microsoft Azure, și a semnat protocoale cu instituțiile de la care fermierii aveau nevoie de documente. Pasul următor a fost integrarea roboților, după ce s-a văzut că multe sisteme publice nu pot comunica între ele prin API-uri.

"În mod natural a venit această necesitate de a integra roboții", explică Daniel Ifrim, reprezentantul AFIR.

Concret, pe baza Codului Unic de Identificare sau a CNP-ului, roboții preiau certificate constatatoare de la Oficiul Național al Registrului Comerțului, certificate de atestare fiscală, cazier fiscal și bilanțuri din sistemul PATRIMVEN al ANAF, precum și caziere judiciare din ROCRIS. Toate sunt încărcate automat în folderul de proiect din SharePoint. Tot un robot descarcă facturile de pe platforma E-Factura și le transformă în PDF pentru contabilitate. Soluții similare au fost implementate și la Ministerul Agriculturii, pentru datele de la Cadastru (ANCPI).

"Robotul emulează activitățile umane pe care noi le facem pe un calculator. Chestia asta în timp uman durează minute bune. În timpii automatizați, durează câteva secunde", spune Alexandru Mihailciuc, de la UiPath.

Cifrele economiei

Înainte de automatizare, un angajat avea nevoie de 20 de minute și costuri de circa 16 lei pentru o singură interogare la Registrul Comerțului. Roboții au realizat până acum 18.300 de astfel de interogări, echivalentul a 763 de zile lucrătoare și al unor costuri de 290.476 de lei, transformate acum în economii. În cazul E-Factura, o interogare manuală dura 25 de minute și costa aproximativ 20 de lei; cele 407 interogări automate au eliberat alte 21 de zile de lucru și 8.075 de lei.

Efectul nu este doar financiar. Înainte, agenția depășea uneori termenul procedural de evaluare; după automatizare, susține Ifrim, termenele de 30 de zile pentru un dosar s-au păstrat în ultimele sesiuni, iar angajații pot analiza acum indicatorii economici din studiile de fezabilitate în loc să caute documente.

Costuri mici, bariere de mentalitate

Licența a costat "câteva mii de euro" și a fost finanțată printr-o linie de asistență tehnică pusă la dispoziția tuturor agențiilor de plăți europene. AFIR pregătește și un proiect-pilot antifraudă, care să detecteze achizițiile unde ofertanții par înțeleși. Ifrim spune că soluția poate fi replicată, de pildă, la Agenția Fondului de Mediu.

Obstacolele țin mai puțin de bani și mai mult de oameni și de date. Unele instituții folosesc încă Excel sau tehnologie din 2003-2004, structurată pe nume, nu pe identificatori unici. Iar cea mai mare frână rămâne rezistența angajaților.

"Este foarte multă rezistență din partea oamenilor care fac aceste procese, pentru că nu cred că realizează beneficiile", spune Mihailciuc. Ifrim adaugă că o parte din banii PNRR ar trebui îndreptați spre conștientizarea personalului, altfel implementările "se vor lovi de un perete".