Institutiile publice si companiile din Romania nu vor mai fi obligate sa tipareasca documentele pentru a le putea arhiva. Ministrul Cercetarii, Inovarii si Digitalizarii, Bogdan Ivan, a anuntat ca a emis un ordin care stabileste criterii pentru arhivarea electronica, permitand pastrarea documentelor integral in format digital. Anuntul a fost facut joi, in cadrul sedintei de Guvern.
Ce se schimba
Pana acum, chiar si documentele aflate intr-un flux digital trebuiau, in final, tiparite si pastrate pe hartie pentru a inchide ciclul de arhivare. Ordinul de ministru elimina aceasta cerinta: institutiile publice si firmele private pot avea intregul circuit al documentelor in format electronic.
Ştim cu toţii că astăzi, ca să poţi să închizi ciclul arhivării electronice, într-o companie privată sau instituţie publică, trebuia ca la final să printezi un document pe care ulterior să îl arhivezi într-un document în format fizic.
Trecerea la arhivarea complet digitala se face pe baza unei semnaturi electronice si a unui mecanism acreditat de Autoritatea pentru Digitalizarea Romaniei (ADR).
Prima actualizare in peste un deceniu
Potrivit ministrului, masura aduce primele modificari de legislatie din acest domeniu dupa mai bine de 10 ani, perioada in care regulile nu au fost adaptate la realitatea digitala.
companiile, instituţiile publice din România nu vor mai fi nevoie să îşi printeze şi să arhiveze documentele, ci vor putea, în baza unei semnături electronice și a unui mecanism foarte simplu și acreditat de ADR
Noile reguli sunt corelate cu regulamentul european eIDAS, care reglementeaza interoperabilitatea sistemelor de identificare electronica intre statele membre ale Uniunii Europene.
De ce conteaza
Pentru administratie si mediul privat, eliminarea obligatiei de a tipari documentele inseamna costuri mai mici cu hartia, tonerul si spatiile de depozitare, dar si fluxuri de lucru mai rapide. Recunoasterea valorii legale a arhivei digitale, sustinuta de semnatura electronica si de acreditarea ADR, este conditia de baza pentru ca digitalizarea serviciilor publice sa avanseze fara duplicarea documentelor pe hartie.
